Datenübernahme bei Wechsel der Praxissoftware

Im medizinischen Bereich verhindern lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen, dass Daten bei einem Softwarewechsel entsorgt werden können. Soll die in einer Praxis verwendete Praxissoftware ausgetauscht werden, müssen die Daten deshalb in aller Regel aus dem alten in das neue System übernommen werden. Für diese sogenannte Datenmigration gibt es etablierte Verfahren. Im folgenden Blogbeitrag führen wir die wichtigsten Prozessschritte auf und erläutern, wie sich mit der richtigen Planung viele Umstellungsprobleme vermeiden lassen.

Bei einer Datenmigration werden die Daten aus der Datenbank der alten Praxissoftware ausgelesen (Datenexport) und in einem „Transferpaket“ gespeichert, das die ausgelesenen Daten sowie Bilder, Dokumente und Arztbriefe enthält. Die Verwendung eines solchen Transferpaketes ist erforderlich, da in der Regel die alte und die neue Software nicht direkt miteinander kommunizieren können und oftmals auf verschiedenen Servern laufen. Das Transferpaket kann bei Bedarf auf einen anderen Rechner übertragen werden, wo es dann in die neue Praxissoftware eingelesen wird (Datenimport).

Eine Datenmigration hat einen vorgegebenen Ablauf, der bestimmte Anforderungen an seine Reihenfolge und die damit verbundenen Zeitbedarfe hat. Der Prozess der Datenübernahme muss daher vorab genauestens geplant werden und lässt sich in drei Phasen unterteilen.

1. Vorbereitungsphase: In dieser Phase wird die Datenübernahme geplant und getestet, es werden wichtige Erkenntnisse für die eigentliche Durchführung gewonnen und ein genauer Ablaufplan erstellt.
2. Durchführungsphase: An diesem Tag werden die Daten vom alten ins neue Praxissystem umgezogen, abgeglichen und freigegeben.
3. Nachbereitungsphase: Im letzten Stadium der Datenmigration werden gegebenenfalls aufgetretene Probleme behoben und der Umzug wird abgeschlossen.

Was zu beachten ist: Hierbei handelt es sich lediglich um den technischen Aspekt der Datenmigration. In der Regel ist die eigentliche Datenübernahme Bestandteil eines viel größeren Umstellungsprojektes: dem Wechsel der Praxisverwaltungssoftware. Zu diesem Übergangsprozess gehört auch die Einrichtung der neuen Software, die Anbindung von Geräten über Schnittstellen, die Schulung und der Test unter möglichst echten Bedingungen. Wie Sie innerhalb dieses Prozesses vorgehen können und welche Rolle das begleitende Change Management spielt, haben wir in den kommenden Absätzen zusammengefasst.

Vor dem Wechsel der Praxissoftware

Sind diese Grobkriterien aufgeschrieben, gilt es, geeignete Produkte zu finden. Die IT-Beratung der KV hilft hier nur bedingt weiter, da diese in der Regel keine Produkte empfehlen kann bzw. darf. Erste Anlaufstelle sollte die Zulassungsübersicht der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) sein, in der alle Systeme mit ihren zertifizierten Modulen aufgelistet sind. Da viele Funktionen von Praxissoftware (z. B. eDMP, Laborkommunikation, Arzneimittelverordnungen) eigene Zertifizierungen benötigen, muss hier anhand der aufgestellten Grobkriterien geprüft werden, welche Systeme überhaupt die notwendigen Zulassungen besitzen. Eine gute Übersicht aller Praxissysteme liefert die KBV Installationsstatistik.

Aus diesen Informationen lässt sich dann eine Longlist mit Systemen erstellen, die einer ersten Analyse unterzogen werden können. Eine gute Möglichkeit stellen hierbei Live-Demonstrationen dar, bei denen man in der Regel eine ganze Reihe interessanter Systemfunktionen kennenlernt, die zuvor noch nicht auf der Liste standen. Wichtig dabei ist auch die Abklärung von Zusatzkosten: Was kostet ein weiterer Arzt oder ein weiterer Arbeitsplatz? Was brauche ich, um mobil von zu Hause zu arbeiten? Was ist Teil des Systemumfangs, welche Funktionen müssen als Zusatzmodul extra gekauft werden? Und nicht zuletzt: Welche Anforderungen stellt das System an die praxiseigene Hardware – wie zum Beispiel an den Praxisserver oder die Praxiscomputer?

Shortlist erstellen

Basierend auf der Erfüllung der Grobkriterien sowie den Preisangeboten sollte man die Longlist auf eine Shortlist mit zwei bis höchstens drei Systemen reduzieren, auf die man einen genaueren Blick werfen möchte. Hilfreich ist hierbei, einige unentbehrliche Prozesse aus Ihrem Praxisalltag zu beschreiben, die Sie live im neuen System sehen wollen. Das können einfache tägliche Abläufe sein wie die Verordnung eines Arzneimittels (inklusive E-Rezept und Komfortsignatur) – oder auch komplizierte Vorgänge, etwa die Abrechnung ausländischer Patienten, das Erfassen elektronischer Dokumentationen oder das Planen wiederholter Videosprechstunden. Tipp: Noch besser als eine Live-Demonstration ist der Zugang zu einem Testsystem, in dem Sie die Funktionalitäten und Anwendungsbereiche der Software selbst erkunden und testen können.

Entscheidungsfindung

Am Ende steht die Entscheidung für eines der Systeme auf Ihrer Shortlist. Auch wenn der Aufwand groß ist: Die Entscheidung ist nach diesem Prozess wesentlich fundierter und so objektiv wie nur möglich.

Vorbereitung der Datenmigration

Nun zum eigentlichen Datenumzug: Für das Transferpaket wird in der Regel das sogenannte „Behandlungsdatenträger-Format” (BDT) verwendet, das speziell für den Austausch von Daten zwischen unterschiedlicher Arztsoftware entworfen wurde. Dieses Datenformat ist mit den Formaten zum Austausch von Labordaten (LDT) und zur Kommunikation mit Medizingeräten (GDT) verwandt und wurde bereits Anfang der 1990er-Jahre von der KBV entwickelt. Damit ist der Austausch der vollständigen Behandlungsdokumentation aller Patienten zwischen verschiedenen Systemen möglich, was den Wechsel zu einem anderen Softwareanbieter deutlich erleichtert.

Ein BDT-Transferpaket kann in der Regel auf zwei Arten erstellt werden.

1. Viele Systeme bieten eine eigene Export-Funktion an, mit deren Hilfe eine Transferdatei erstellt werden kann. Diese wird beispielsweise zur Kommunikation mit Medizingeräten über eine GDT-Schnittstelle verwendet. Da die Hersteller aber verständlicherweise nicht an einem Softwarewechsel interessiert sind, ist der Umfang der exportierten Daten meistens stark begrenzt.
2. Eine Alternative bieten dedizierte, kostenpflichtige Exportprogramme, die von Dritten entwickelt werden und die einen fast vollständigen Export des Datenbestandes ermöglichen. Diese Exportprogramme gibt es für fast alle etablierten Systeme.

Während für den Datenexport durchaus Software von Dritten eingesetzt werden kann, muss die Funktion für den Datenimport immer vom Hersteller der jeweiligen Arztsoftware bereitgestellt werden, da nur dieser die innere Struktur seiner Software kennt. Glücklicherweise unterstützen im Gegensatz zum Export alle Hersteller den Import von Daten in ihre Arztsoftware, denn eine Datenmigration ist in der Regel Voraussetzung für einen Softwarewechsel.

Hinweis: Die KBV hat das Problem fehlender Exportfunktionen erkannt und 2021 mit der sogenannten Archiv- und Wechselschnittstelle einen neuen Standard etabliert. Dazu wurde im § 291d Abs. 1 SGBV die Einführung der „Archiv- und Wechselschnittstelle“ (AWS) beschlossen. Die Bereitstellung dieser Schnittstelle ist seit 01.07.2021 verpflichtend für alle Hersteller von Praxissoftware. Die verwendete Technologie basiert auf dem internationalen FHIR-Standard und kommt auch bei anderen neuen Schnittstellen (E-Rezept, eAU, Verordnungsschnittstelle) zum Einsatz.

Testmigration durchführen

Vor einer geplanten Datenmigration muss immer getestet werden, ob der Datenexport fehlerfrei durchgeführt werden konnte. Dabei wird ein begrenzter Datenbestand aus der alten Software in ein Transferpaket exportiert und anschließend in die neue Arztsoftware importiert. Dieser Test dient nicht nur dazu, die korrekte Datenstruktur des Exports zu testen, sondern auch Anhaltspunkte für dessen Laufzeit zu ermitteln und sich mit der Darstellung der importierten Daten in der neuen Arztsoftware vertraut zu machen. Eine Testmigration sollte mit ausreichend zeitlichem Vorlauf geplant und bei Bedarf mehrfach wiederholt werden können.

Umstellungszeitpunkt auswählen

Aus der ermittelten Laufzeit des Exports und des Imports ergeben sich Erfordernisse für den Umstellungszeitpunkt, da im Zeitraum zwischen dem Beginn des Exports bis zum Ende des Imports keine neuen Daten erfasst werden dürfen. Hier sollte also ein Zeitpunkt gewählt werden, der im Fehlerfall eine mehrfache Ausführung der Migration zulässt. Idealerweise wird eine Datenmigration zum Quartalsübergang durchgeführt. Dabei werden alle Abrechnungsdaten des laufenden Quartals in der alten Arztsoftware erfasst und dort auch abgerechnet. Nach erfolgreicher Abrechnung werden die Daten von dort exportiert und in die neue Arztsoftware importiert, in der dann die Patienten des neuen Quartals erfasst und später abgerechnet werden. Aufgrund des erhöhten Patientenaufkommens zum Start des neuen Quartals bedeutet dies aber in der Regel eine erhebliche zusätzliche Belastung der Praxis.

Eine Datenmigration wird daher oft im laufenden Quartal durchgeführt. Zu einem bestimmten Stichtag wird der Datenbestand in der alten Software „eingefroren“ und in die neue Software migriert, in der dann am Quartalsende die Abrechnung des kompletten Quartals erfolgt. Bei dieser Verfahrensweise müssen die importierten Daten besonders sorgfältig auf Vollständigkeit geprüft werden.

Testmigration überprüfen

Im Vorfeld einer Datenmigration muss daher neben dem Test des Exports und dem Festlegen des Migrationszeitpunkts auch festgelegt werden, wie der Erfolg der Migration überprüft werden kann. Dafür muss der Datenbestand des alten und neuen Systems nachvollziehbar verglichen werden. Dies erfolgt normalerweise durch den Vergleich der Statistiken der gesetzlichen Abrechnung in der alten Software vor dem Export und in der neuen Software nach dem Export. Zusätzlich können beispielsweise Patientenakten stichprobenhaft verglichen werden. Für das Erstellen der benötigten Dokumentation und die Durchführung des Abgleichs nach dem Import ist ebenfalls ausreichend Zeit vorzusehen.

Probleme beheben

Nicht immer können aufgrund der unterschiedlichen Datenstrukturen und Funktionsweisen der verschiedenen Softwaresysteme alle Daten vollständig und inhaltlich korrekt in die neue Software migriert und dort in der vorgesehenen Form weiter verwendet werden. Eine Testdatenübernahme zeigt solche Probleme frühzeitig auf und ermöglicht die Planung entsprechender Vor- oder Nacharbeiten zur Behebung.

Alternativplan entwickeln

Für den Fall unvorhergesehener, nicht unmittelbar lösbarer Schwierigkeiten während der „echten“ Migration ist ein Alternativplan zu entwickeln, der die Weiterführung des Praxisbetriebs ermöglicht. Dieser wird in der Regel den Weiterbetrieb der alten Software und eine erneute Migration zu einem späteren Zeitpunkt vorsehen. Es muss aber sichergestellt werden, dass die dafür erforderliche Hard- und Software sowie alle benötigten Lizenzen noch vorhanden sind.

Durchführung der Datenmigration

Am Tag des Datenumzugs liegt idealerweise ein Ablaufplan vor, der Schritt für Schritt abgearbeitet wird.

Dieser könnte wie folgt aussehen:

Ab jetzt gibt es kein Zurück mehr – denn sobald der erste Patient im neuen System aufgenommen wurde, lassen sich die Daten in Quell- und Zielsystem nicht mehr miteinander vergleichen. Alle für den Betrieb im neuen System notwendigen Anpassungen sind jetzt durchzuführen. Mit der Inbetriebnahme erklärt die Praxis, dass die Übernahme erfolgreich war.

Nachbereitungsphase der Datenmigration

Auch wenn das neue System erfolgreich in Betrieb genommen wurde, stehen möglicherweise noch eine ganze Reihe von Nacharbeiten an. In den Tagen und Wochen nach der Datenübernahme werden alle Anpassungen durchgeführt, die nicht unmittelbar vor der Inbetriebnahme des neuen Systems vorgenommen werden mussten, beispielsweise die Erstellung neuer Textbausteine oder Leistungskomplexe oder die Nachbearbeitung von Patientendaten. Auch ist im laufenden Betrieb auf fehlende Daten oder andere Unregelmäßigkeiten zu achten, die aus der Datenübernahme stammen können und die vorher nicht bemerkt wurden. Hier kann das Softwarehaus oder der Servicepartner im Zweifel nacharbeiten.

Nach dem Wechsel der Praxissoftware

Leider ist es mit der sorgfältigen Systemauswahl und der peniblen Durchführung des Datenumzugs aber nicht getan – der Systemwechsel kann auch noch aus ganz anderen Gründen scheitern, allen voran am „Faktor Mensch“. Um Veränderungen möglichst reibungsfrei umzusetzen, braucht es daher ein sogenanntes Change-Management, das gar nicht so sehr an der Technik orientiert ist, sondern an Teamführung und Praxisorganisation.

Change-Management beschreibt die Entwicklung von Vorgehensweisen, um technische und organisatorische Veränderungen zu begleiten und zu steuern. Grundannahme ist, dass Veränderungen die Unsicherheit über die Zukunft vergrößern und dass Menschen häufig dazu tendieren, Neugestaltungen eher skeptisch gegenüberzustehen. Ungesteuert liegen die Reaktionen in der Regel zwischen Gleichgültigkeit und offener Rebellion.

Um solche Situationen zu vermeiden, sieht ein Change-Management daher vor, dass Veränderungen gut geplant und strukturiert werden müssen. Der erste Schritt ist die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses bei allen Beteiligten. Die Notwendigkeit der geplanten Veränderung muss den Mitarbeitern erklärt werden, denn vermutlich ist nicht jeder anfänglich von der anstehenden Änderung begeistert. Unaufgeklärt verstehen die Mitarbeiter die geplante Änderung womöglich als Bedrohung, erst recht, wenn sie darüber nur durch den „Flurfunk“ erfahren. Hier hilft nur ein offener Umgang.

So können beispielsweise gemeinsam die Nachteile des bestehenden Systems aufgezeigt und der Kriterienkatalog für das neue System in einer Diskussion formuliert werden. Eine Entscheidung sollte dabei gut begründet werden, damit sie möglichst von allen Beteiligten mitgetragen wird. Wichtig ist auch, dass die Motivation für die Veränderung immer wieder kommuniziert und am Leben gehalten wird. Insbesondere das Führungsteam muss durch Vorbildwirkung führen und die erwünschten Veränderungen konsequent vorleben.

Zusammengefasst: Der Wechsel einer Praxissoftware ist möglich, muss allerdings gut geplant werden. Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben oder sich für den Umstieg auf eine webbasierte Praxissoftware interessieren, können Sie sich gerne an uns wenden. Schreiben Sie uns einfach unter support@redmedical.de.