Wie die KV-Abrechnung am Quartalsende schnell und lückenlos erstellt wird
Einmal im Quartal rechnet jede Praxis sämtliche kassenärztlichen Leistungen mit ihrer KV ab. Hierbei muss alles reibungslos funktionieren, damit das Honorar ausgezahlt werden kann. Um die erforderliche Abrechnungsdatei mit so wenig Aufwand wie möglich zu erstellen, ist ein intelligentes und leicht zu bedienendes Praxisverwaltungssystem essentiell.
Die Grundlage für die Abrechnung von kassenärztlichen Leistungen bildet der Einheitliche Bewertungsmaßstab (EBM). Er umfasst alle medizinischen Leistungen, die niedergelassene Ärzte und Psychotherapeuten mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnen können. Auf Basis des EBM reichen sie quartalsweise für alle behandelten Patienten der gesetzlichen Krankenversicherung ihre Abrechnung bei der KV ein.
Dieser Vorgang ist seit jeher mit erhöhtem Aufwand und Druck verbunden – schließlich sind die Praxen auf die Honorarzahlung angewiesen und erstellen die Abrechnung oftmals während des laufenden Betriebs. Der jeweiligen Praxissoftware kommt in diesem Prozess eine überragende Bedeutung zu, da sie in ihrer Funktion als Verwaltungs- und Dokumentationssystem für jede erfolgreiche Abrechnung den Ausgangspunkt darstellt. Sie fertigt die Leistungsübersicht des jeweiligen Quartals an, sie prüft die Datensätze und erstellt die Abrechnungsdatei, die anschließend an die KV übermittelt werden kann.
Die KV-Abrechnung als gesamtheitlicher Prozess
Was in der Theorie simpel klingt, gestaltet sich in der Realität oftmals deutlich komplizierter. So muss bei der Übermittlung der Abrechnungsdatei beispielsweise auf strikte Datensicherheit geachtet werden, da für Ärzte und Psychotherapeuten als Berufsgeheimnisträger strikte Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Vertraulichkeit gelten. Auch kann es vorkommen, dass die zentrale Abrechnungsdatei fehlerhaft ist und die vorgesehene Datenprüfung nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann. In diesen Situationen benötigt jede Praxis einen konkreten Leitfaden und explizite Hilfestellungen, um herauszufinden, wo der Fehler liegt und wie er schnellstmöglich behoben werden kann.
RED sieht das Thema Rechnungsmanagement als gesamtheitlichen Prozess. Neben einem umfangreichen technischen Support mit weiterführenden Informationen zur Anwendung und Problembehebung ist auch die webbasierte Praxissoftware RED medical von Anfang an auf Übersichtlichkeit, Einheitlichkeit & Nachvollziehbarkeit ausgelegt. Das beginnt bereits bei der Erfassung von Patienten: So wird nach dem Einlesen der Versichertenkarte eine Episode im System angelegt, die anhand des Versicherungsverhältnisses und einiger Zusatzfelder definiert, wie die Abrechnung des Patienten später erfolgen soll. Eine Gesamtübersicht aller abrechnungsrelevanten Daten findet sich bei RED im Episodenmanager – dieser zeigt genau auf, welche Leistungen und Diagnosen innerhalb eines Quartals abgerechnet werden können.
So funktioniert die KV-Abrechnung mit RED medical
Zum Zeitpunkt der Quartalsabrechnung holt RED die Daten aller abrechenbaren Episoden vom Server und unterzieht sie einem ersten Prüfvorgang – etwaige Fehler können so bereits frühzeitig erkannt und kommuniziert werden. Verläuft die Prüfung erfolgreich, erstellt RED die erforderliche Abrechnungsdatei und ruft anschließend selbständig das von der KBV bereitgestellte Prüfmodul auf. Dieses führt weitere inhaltliche Prüfungen durch, ehe die Resultate in einem Prüfprotokoll zusammengefasst werden. Die Prüfung kann drei Ergebnisse zur Folge haben:
- Möglichkeit 1: Fehlen in einigen Episoden z. B. die ICD-Diagnosen oder Leistungsziffern, müssen die Daten erst korrigiert werden, ehe die Abrechnungsdatei der KV übergeben werden kann. Der Vorteil bei RED medical: Fehlerhafte Episoden werden direkt im System angezeigt und stehen zur Korrektur bereit. Die schnelle Fehlerdiagnose spart Ihnen wertvolle Zeit, und Sie können sofort mit der Nacherfassung beginnen.
- Möglichkeit 2: Es wurden Fehler gefunden, die aber der Abrechnung selbst nicht im Weg stehen. Dies kann z. B. bei temporär angelegten Kostenträgern der Fall sein, die nicht in der offiziellen Stammdatei der KBV enthalten sind. Die Entscheidung, ob die Datei trotzdem der zuständigen KV übermittelt werden soll, obliegt der Praxis selbst.
- Möglichkeit 3: Werden keine abrechnungsverhindernden Fehler gefunden, kann die Praxis ohne weitere Korrektur direkt fortfahren. Es wird eine verschlüsselte Abrechnungsdatei erstellt, die nur von der KV wieder entschlüsselt werden kann. Das gewährleistet höchste Datensicherheit.
Nach der vorgenommenen Verschlüsselung befindet sich die Abrechung auf der Zielgeraden: RED legt nun einen neuen Ordner im Benutzerverzeichnis an, wo sich die verschlüsselte Abrechnungsdatei im Unterordner “Abrechnungsdaten” befindet. Die verschlüsselte Datei kann nun schnell, effizient und ohne großen Aufwand an die KV übermittelt werden. Im letzten Schritt werden die in der KV-Abrechnung enthaltenen Episoden in RED medical automatisch als abgeschlossen markiert, so dass sie nicht mehr in kommende Abrechnungen integriert werden. Die Grundlage für die nächste Quartalsabrechnung ist damit bereits gelegt.
